Передача сведений в Федеральную информационную систему федерального реестра документов об образовании (ФИС ФРДО) является обязательной обязанностью образовательных организаций. После загрузки данных нередко обнаруживаются ошибки, которые могут привести к невозможности проверки документов об образовании, обращениям выпускников, замечаниям со стороны контролирующих органов и необходимости повторной обработки сведений. Поэтому исправление ошибок должно выполняться оперативно и в строгом соответствии с установленным порядком.
Какие ошибки встречаются чаще всего
Большинство ошибок возникает не из-за работы самой информационной системы, а на этапе подготовки данных.
Наиболее распространёнными являются:
- ошибки в фамилии, имени или отчестве обучающегося;
- неверная дата рождения;
- ошибочные серия или номер документа об образовании;
- неправильная дата выдачи документа;
- неверный регистрационный номер;
- ошибки в наименовании образовательной программы;
- несоответствие квалификации документам об обучении;
- передача сведений о документе дважды;
- загрузка сведений не на того обучающегося.
Даже одна неверная буква в персональных данных может привести к тому, что документ невозможно будет подтвердить при проверке.
С чего начать исправление
Перед внесением изменений необходимо определить характер ошибки.
Следует проверить:
- оригинал документа об образовании;
- книгу регистрации выданных документов;
- приказ о завершении обучения;
- личное дело обучающегося;
- сведения, переданные в ФИС ФРДО.
Только после сверки первичных документов можно приступать к исправлению сведений.
Какие документы необходимо проверить
На практике источник ошибки находится не в системе, а в документах образовательной организации. Рекомендуется проверить следующий комплект документов:
| Документ | Что необходимо проверить |
|---|---|
| Диплом или удостоверение | Персональные данные, номер, дату выдачи |
| Приказ о выпуске | Фамилию обучающегося и дату окончания обучения |
| Журнал регистрации | Регистрационный номер документа |
| Личное дело | Паспортные данные и сведения об обучении |
| Протокол итоговой аттестации | Правильность присвоенной квалификации |
Если ошибка содержится в первичных документах организации, сначала необходимо оформить их исправление в установленном порядке.
Исправление технических ошибок
Если ошибка возникла при вводе данных в ФИС ФРДО, необходимо внести корректные сведения через используемый порядок работы с системой.
Чаще всего исправляются:
- опечатки;
- неправильные даты;
- неверные номера документов;
- ошибочные персональные данные;
- неправильные сведения о программе обучения.
После внесения исправлений рекомендуется убедиться, что изменения успешно обработаны системой и сведения отображаются без ошибок.
Исправление ошибочно переданных сведений
Иногда образовательная организация случайно передает сведения дважды либо загружает документ, который не должен находиться в реестре. В подобных случаях требуется исключить ошибочную запись и передать корректные сведения. Особенно внимательно необходимо выполнять такие действия, если ошибка касается:
- смены фамилии выпускника;
- аннулированного документа;
- документа, признанного недействительным;
- ошибочной передачи сведений о другом человеке.
Во всех случаях основанием для исправления должны быть документы образовательной организации.
Ошибки в персональных данных
Персональные данные требуют наиболее тщательной проверки.
Наиболее часто встречаются:
- пропуск буквы;
- неверное написание фамилии;
- перепутанные имя и отчество;
- неправильная дата рождения;
- ошибка в документе, удостоверяющем личность.
Если ошибка обнаружена после выдачи документа, необходимо сначала определить, содержится ли она только в ФИС ФРДО или также присутствует в самом документе об образовании.
Если ошибку содержит диплом или удостоверение, исправление начинается именно с оформления нового документа или внесения изменений в соответствии с установленным порядком.
Как избежать повторных ошибок
Практика показывает, что большинство ошибок можно предотвратить еще до передачи сведений. Для этого рекомендуется организовать внутреннюю проверку данных. Перед загрузкой необходимо проверить:
- Персональные данные обучающегося.
- Наименование образовательной программы.
- Регистрационный номер документа.
- Дату выдачи.
- Квалификацию.
- Сведения о документе об образовании.
Желательно, чтобы проверку выполняли два сотрудника независимо друг от друга. Такой порядок значительно снижает вероятность повторной передачи неверных сведений.
Типичные причины возникновения ошибок
Наиболее часто ошибки появляются по следующим причинам:
- ручной ввод большого объема информации;
- отсутствие повторной проверки;
- использование устаревших шаблонов;
- несвоевременное внесение изменений после смены фамилии;
- несоответствие данных в разных внутренних документах;
- невнимательная сверка регистрационных номеров.
Практика показывает, что большинство ошибок можно обнаружить еще до передачи сведений при правильно организованном внутреннем контроле.
Организация внутреннего контроля
Для снижения количества ошибок рекомендуется разработать внутренний порядок проверки сведений. Он может включать следующие этапы:
- сверку данных с личным делом;
- проверку книги регистрации документов;
- контроль правильности оформления приказов;
- проверку заполнения документов об образовании;
- повторную проверку сведений перед передачей в ФИС ФРДО;
- контроль успешной обработки переданных данных.
Наличие такого порядка позволяет значительно сократить количество исправлений и снизить риск претензий со стороны выпускников и контролирующих органов.
Ошибки в сведениях, переданных в ФИС ФРДО, чаще всего связаны с неточностями в персональных данных, регистрационных номерах документов, датах выдачи и сведениях об образовательной программе. Для их исправления необходимо сначала установить источник ошибки, проверить первичные документы, внести корректные изменения и убедиться в правильности обновленных сведений. Наиболее эффективным способом предотвращения подобных ситуаций является многоступенчатая внутренняя проверка данных до их передачи в систему. Такой подход позволяет обеспечить достоверность сведений, избежать повторной обработки информации и исключить проблемы при подтверждении документов об образовании.
«ПрофСтандартКачество» предлагает образовательным организациям воспользоваться услугой внесения документов в систему ФИС ФРДО, чтобы избежать возможных штрафов в дальнейшем. Отправить заявку и получить консультацию о сроках и стоимости вы можете, заполнив форму ниже.
